Aktivitäten hinzufügen

Eine Aktivität mittels einer DOI hinzufügen

Am einfachsten ist es, eine Aktivität über eine DOI oder einer Pubmed-ID hinzuzufügen. Dafür trägst du die DOI bzw. Pubmed-ID in den Suchschlitz ein:

OSIRIS sucht die ID in einem von drei verschiedenen Services (CrossRef, DataCite, Pubmed) und erkennt automatisch, um welche Art von Aktivität es sich handelt. Aus CrossRef und Pubmed werden ausschließlich Publikationen abgefragt. Über DataCite können aber auch andere Aktivitäten abgefragt werden, beispielsweise Poster, Präsentationen oder Software-Pakete. Um eine DOI für eine solche Aktivität zu bekommen, kann man die Dateien bei einem Anbieter wie Zenodo hochladen. Wichtig ist dabei, dass die Metadaten korrekt hinterlegt werden (z.B. Autoren).

Wenn OSIRIS die Aktivität im externen Service gefunden hat, wird das Formular so gut es geht vorausgefüllt. Dies klappt mit DOIs meist besser als bei Pubmed, da bei letzterem Autoreninformationen oft nur unzureichend hinterlegt sind. In jedem Fall sollen alle Informationen noch einmal manuell überprüft und ggf. korrigiert werden. Beim Titel ist auch auf eine korrekte Rechtschreibung und Formatierung zu achten. Die Formatierung sollte nach Möglichkeit der Formatierung im Orginaltitel entsprechen.

Einige Felder können nicht automatisch ausgefüllt werden, insbesondere wenn der Publisher die Informationen nicht in den Metadaten hinterlegt hat. Automatisch ausgefüllte Felder werden deshalb grün unterlegt, auch wenn die Daten in der öffentlichen Datenbank leer waren (beispielsweise bei fehlenden Seitenzahlen). Nicht markierte Felder müssen ggf. nachgetragen werden.

Falls eine Publikation abgerufen wird, deren Journal zurzeit noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, öffnet sich das Fenster zur Journal-Auswahl. Mehr Infos dazu gibt es weiter unten.

Eine Aktivität manuell hinzufügen

Selbstverständlich kann eine Aktivität auch manuell hinzugefügt werden.

Eine Kategorie auswählen

Beim manuellen Hinzufügen muss zuerst ausgewählt werden, um welche Art von Aktivität es sich handelt. Welche Kategorien zu finden sind, wurde von deiner Einrichtung konfiguriert. Hier findest du ein Beispiel, wie das aussehen kann. Um eine Aktivität hinzuzufügen, klickst du auf die Schaltfläche.

Nachdem eine Aktivität ausgewählt wurde, öffnet sich ein Formular mit allen Datenfeldern, die für die Aktivität relevant sein können. Benötigte Datenfelder sind mit * markiert und können nicht leer gelassen werden.

Bei einigen Aktivitäten gibt es Unterkategorien, die einen Einfluss auf die Datenfelder haben. So kann man bei Publikationen noch den Publikationstyp auswählen, beispielsweise Journalartikel, Buch oder Dissertation. Die Unterkategorien werden mit ähnlichen Knöpfen wie oben zu sehen sind gesteuert und können erst ausgewählt werden, nachdem die Oberkategorie ausgewählt wurde.

Beispiele nutzen

Ganz oben im Formular gibt es einen kleinen Knopf, mit dem die umgeschaltet werden können. Bei aktivierten Beispielen erscheint ein formatierter Text über dem Formular. Dieser Text ist abhängig, von der ausgewählten Aktivitätskategorie (und eventuell Unterkategorie). Hier als Beispiel ein Journalartikel:

Spring, S., Rohde, M., Bunk, B., Spröer, C., Will, S. E. and Neumann-Schaal, M. (2022) New insights into the energy metabolism and taxonomy of Deferribacteres revealed by the characterization of a new isolate from a hypersaline microbial mat. Environmental microbiology 24(5):2543-2575. DOI: http://dx.doi.org/10.1111/1462-2920.15999

Den Titel formatieren

Der Titel kann über einen Rich-Text-Editor bearbeitet und formatiert werden. Dabei ist es wichtig, dass Rechtschreibung und Formatierung mit der Originalarbeit übereinstimmen. Unterstützt werden dabei folgende Formatierungen: kursiv, unterstrichen, hochgestellt und tiefgestellt. Außerdem gibt es Shortcuts für die gängigsten griechischen Sonderzeichen. Hier kann mit dem Editor etwas herumgespielt werden:

Autoren bearbeiten

Um die Autorenliste zu bearbeiten, steht ein einfacher Autoreneditor zur Verfügung. Hier ist ein funktionierender Editor zum Ausprobieren:

Koblitz, Julia ×

Um einen Autor hinzuzufügen, musst du ihn in das Feld eintragen, das mit "Add author ..." gekennzeichnet ist. Nutze dafür bitte das Format Nachname, Vorname, damit OSIRIS die Autoren korrekt zuordnen kann. Bestätigen kannst du durch Drücken von Enter oder den -Knopf. Autoren deines Instituts werden in einer Liste vorgeschlagen. Ein Autor aus der Liste wird automatisch zum Institut zugeordnet.

Um einen Autor zu entfernen, musst du auf das × hinter seinem Namen klicken.

Um die Autorenreihenfolge zu ändern, kannst du einen Autoren nehmen und ihn mittels Drag & Drop an die gewünschte Position ziehen.

Um einen Autor zum Institut zugehörig zu markieren, kannst du ihn einfach mit Doppelklick anklicken. Der Name wird dann blau markiert und das Kürzel des Instituts (oder ein *) taucht davor auf. Es ist wichtig für die Berichterstattung, dass alle Autoren ihrer Zugehörigkeit nach markiert sind! Wenn Autoren zwar Beschäftigte deines Instituts sind, es aber zum Zeitpunkt der Aktivität nicht waren, dürfen sie nicht entsprechend markiert werden!

Verschrieben? Ein Autor wird nicht korrekt einem Nutzer zugeordnet? Nachdem du den Datensatz hinzugefügt hast, kannst du die Autorenliste im Detail noch einmal bearbeiten. Lies dazu den folgenden Abschnitt.

Der Autoren-Editor

Nachdem eine Aktivität hinzugefügt wurde, steht ein detaillierter Autoren-Editor zur Verfügung. Dazu klickt man auf der Übersichtsseite der Aktivität bei den Autoren auf Bearbeiten.

Bei editierten Büchern gibt es das gleiche auch für Editoren.

Im Autoreneditor öffnet sich nun eine Tabelle, mit allen Details zu den Autoren einer Aktivität. Diese Tabelle kann folgendermaßen aussehen:

Last name First name Position * Username

Gleich am Anfang jeder Zeile gibt es einen sog. Handle (), mit dem die Reihenfolge der Autoren durch Drag & Drop verändert werden kann. Es folgen Vor- und Nachname des Autoren. Der Nachname ist ein Pflichtfeld, der Vorname kann (beispielsweise bei Konsortien) weggelassen werden.

Die Position des Autors kann durch ein Dropdown-Menü ausgewählt werden. Auf diese Weise können mehrere Autoren als Erst- bzw. Letztautoren festgelegt werden (bei geteilter Autorenschaft). Hier kann auch ein Corresponding author festgelegt werden, falls dieser weder Erst- noch Letztautor ist.

Es folgt eine Checkbox, in der angegeben wird, ob der Autor beim Zeitpunkt der Veröffentlichung Angehöriger deines Instituts war oder nicht. Im nächsten Feld kann der Nutzeraccount hinterlegt werden, mit dem dieser Autor verknüpft ist. Im oben gezeigten Beispiel ist zu sehen, dass man nicht dem Institut zugehörig sein muss, um die Aktivitäten mit dem Nutzerprofil zu verknüpfen. Die zweite Erstautorin ist einem Nutzerkonto zugeordnet, war aber zum Zeitpunkt der Arbeit nicht mit dem Institut affiliert. Die Aktivität ist mit ihrem Account verknüpft und wird in ihrem Profil dargestellt, sie wird jedoch im Report nicht als affilierte Autorin markiert und bekommt für die Aktivität keine Coins.

Zu guter Letzt ist eine Schaltfläche zu sehen (), mit der ein Autor komplett gelöscht werden kann.

Am Fuß der Tabelle können über die Schaltfläche + Autor hinzufügen weitere Autoren der Tabelle hinzugefügt werden. Neue Zeilen mit Autoren haben die gleichen Funktionen wie oben gezeigt.

Das Journal bearbeiten

Journale sind bei Journalartikeln und Reviews & Editorials relevant.

Aus Gründen der Standardisierung kann ein Journal nicht als Freitext-Feld eingetragen werden. Stattdessen ist folgendes Modul zu finden:

Um das Journal zu bearbeiten, reicht ein Klick in dieses Feld. Dadurch öffnet sich folgendes Fenster, indem man mittels Namen oder (bevorzugt) ISSN nach einem Journal in OSIRIS suchen kann. Im folgenden Beispiel sind in OSIRIS zwei Journale vorhanden, die dem Suchterm entsprechen:

Dieses Fenster ist aus technischen Gründen nicht funktional.

Ein Journal kann ausgewählt werden, indem man auf den Haken klickt. Das Fenster schließt sich automatisch und das Modul wird ausgefüllt. Das sieht dann wie folgt aus:

Sollte das gesuchte Journal nicht in OSIRIS gefunden werden, kann man durch Klick auf Suche im NLM-Katalog eine erweiterte Suche starten. Dabei werden alle bei NLM indizierten Journale durchsucht und vorgeschlagen. Hier wird ebenfalls wieder über den Haken bestätigt. Sollte das ausgewählte Journal bereits in OSIRIS vorhanden sein (möglicherweise unter einem etwas anderen Namen), wird das bereits vorhandene Journal ausgewählt. Der entsprechende Abgleich findet über die ISSN statt und du wirst darüber durch ein Pop-Up informiert. Sollte das Journal noch unbekannt sein, fragt OSIRIS alle Informationen dazu von externen Services ab. Dieser Prozess kann einen Moment dauern, bitte warte also, bis das Modul ausgefüllt wurde.

Erweiterte Funktionen

Dokumente hinterlegen

Nachdem eine Aktivität hinzugefügt wurde, können Dokumente hinterlegt werden. Idealerweise werden Publikationen, Poster und Vorträge mit einem PDF-Anhang supplementiert. Dafür geht man auf der Detailseite einer Aktivität (auf der man nach dem Erstellen landet), auf den Knopf Datei hochladen.

Auf der folgenden Seite findet sich ganz oben eine Übersicht zu der Aktivität, die man gerade bearbeitet. Es folgt eine Liste mit eventuell bereits vorhandenen Dateien, die an dieser Stelle auch heruntergeladen () bzw. gelöscht () werden können.

Weiter unten findet sich ein Formular, mit dem neue Dokumente hochgeladen werden können. Diese dürfen eine Maximalgröße von 16 MB nicht überschreiten und sollten sich nach Möglichkeit in einem Standardformat befinden. Gute Beispiele sind PDF (bevorzugt), PPTX, XLSX, DOCX.

Bitte bemerke, dass sich PPTX und DOCX über die Exportieren-Funktion in Microsoft Office ganz einfach in PDF umwandeln lassen (Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen). Aus den folgenden Gründen empfehlen wir, PDF-Dokumente hochzuladen:

  • PDF kann oftmals direkt im Browser geöffnet werden
  • PDF wird auf allen Geräten gleich dargestellt (unabhängig vom Betriebssystem, veknüpften Bildern und installierten Schriftarten)
  • PDF hat durch die Komprimierung oftmals eine geringere Dateigröße als andere Formate
  • PDF-Dokumente lassen sich nicht so leicht versehentlich bearbeiten
  • PDF ist weniger anfällig für Viren-Befall

Autorennotizen

Es ist möglich, in OSIRIS eigene Notizen zu einer Aktivität zu hinterlassen. Diese Notiz ist nur den Autoren der Aktivität und den Admins (a.k.a Julia und das Controlling) sichtbar. Um eine Notiz zu hinterlassen, muss beim Hinzufügen bzw. Bearbeiten einer Aktivität die folgende Box ausgeklappt werden (ganz unten vor dem Knopf zum Abschicken des Formulars):

Beispiele für Notizen ist der Titel von Publikationen, die gereviewed wurden, Kommentare zum vorraussichtlichen Veröffentlichungstermin von Online ahead of print-Artikeln, o.ä.

Editorkommentare

Wenn du eine Aktivität abänderst, werden alle deine Koautoren darüber benachrichtigt und müssen eventuell erneut bestätigen, dass sie Autoren sind und die Aktivität überprüft haben. Um ihnen diesen Prozess zu vereinfachen, kannst du mitteilen, was genau du geändert hast. Dafür gibt es einen Bearbeitungs-Bereich im Formular, der nur sichtbar wird, wenn du eine vorhandene Aktivität bearbeitest. In folgendem Beispiel wurde nur die Rechtschreibung des Titels verändert:

Bearbeitungs-Bereich
Bitte beachte, dass Änderungen an den Autoren ignoriert werden, wenn dieser Haken gesetzt ist.

So sieht diese Information jetzt auf der Prüfseite deiner Koautoren aus:

Vortrag
Open-Source CRIS am Beispiel von OSIRIS
Koblitz, J. and Koblitz, D.
Workshop-Reihe "Stärkung von CRIS", Online. 07.09.2023, short

Ist dies deine Aktivität?
27.05.2024
Bearbeitet von Dominic Koblitz
Kommentar
Ort wurde aktualisiert.
Änderungen an der Aktivität:
Ort - Online

Falls du der Meinung sind, dass deine Änderungen zu minimal sind, um eine Kontrolle durch die Koautoren erforderlich zu machen, kannst du auch den entsprechenden Haken setzen. In den meisten Fällen gehört es aber zum guten Ton, seine Koautoren über etwaige Änderungen zu informieren.

Eine Aktivität kopieren

Bei den folgenden Aktivitäten ist es zurzeit möglich, eine Kopie anzulegen: Poster, Lecture, Review, Misc, Students. Die Idee ist, dass man eine Aktivität wiederholt, wobei nur kleine Änderungen vorzunehmen sind, beispielsweise am Datum.

Ein Beispiel:

Ich halte einen Vortrag auf einer Konferenz. Auf einem Minisymposium ein paar Wochen später halte ich exakt den gleichen Vortrag noch einmal. Dafür gibt es in OSIRIS eine eigene Vortragskategorie, denn neben Kurz- und Langvoträgen gibt es auch noch "Repetitions". Ich gehe also in OSIRIS und wähle den Vortrag bei der Konferenz aus. Dort finde ich folgenden Knopf:

Bearbeiten Kopie

Darauf klicke ich und bekomme ein Formular angezeigt, in dem alle Daten zu meinem Vortrag schon vorausgefüllt sind. OSIRIS merkt sogar, dass ich einen Vortrag kopiere und wählt automatisch die Kategorie "Repetition" aus. Ich muss jetzt nur noch das Datum, die Konferenz und den Ort anpassen. Titel und Autoren stimmen.

Noch einfacher ist es beispielsweise bei Reviews, da ich hier nur das Datum austauschen muss, wenn ich mehrmals für das gleiche Journal tätig war. Und wenn mehrere Gäste zur gleichen Veranstaltung kommen, kann ich die Aktivität kopieren und nur die Namen anpassen.